Business Travel Management

Die Unternehmen konzentrieren sich bei ihren Geschäftsreise-Etats weiterhin darauf, ihre verfügbaren Mittel optimal zu nutzen. Ein Instrument, die damit verbundenen Werte maximal auszuschöpfen, ist das Travel Management:

Definition

  • Business Travel Management (kurz: Travel Management)   =   Analyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Planung, der Organisation, der Durchführung und der Abrechnung sowie der Kontrolle von Geschäftsreisen

Travel Management-Unternehmen

  • Anbieter von digitalen Travel Management-Systemen
  • Anbieter von Reise-Abrechnungs-Systemen
  • Kreditcard-Organisationen mit Reisebürodepartments
  • Reisebüros
  • Hotel- und Gastronomie-Ketten
  • Event- und Veranstaltungsagenturen

Aufgaben

  • (Strategischer) Einkauf von Reisedienstleistungen
    • Bahn
    • Flugzeug
    • Hotelbuchungen
    • Mietwagen
  • Reisekosten-Abrechnung
  • Reisekosten-Controlling
  • Beratung der Konzerngesellschaften
    • zu allen Fragen, die den Bereich Business Travel Management betreffen
    • Erstellung und Überprüfung von firmeninternen Reiserichtlinien

Prozesse

  • Vorbereitungsphase
    • Wirtschaftlichkeitsprüfung / Alternative: Telefon- oder Videokonferenzen
    • Firmenwagen
    • Beachtung des betrieblichen Mobilitätsbudgets
    • Auftrag an betriebsinternes Reisebüro bzw. Sekretariat mit der Gesamtplanung der geplanten Reise
    • Genehmigungsprozess
    • Erfassung in Reise-Management-System mit Workflow (Automatisierung und Standardisierung)
  • Organisationsphase
    • Reiseplanung
    • Reiserichtlinienkonformer Buchungsprozess
    • Antrag auf Vorfinanzierung der mutmasslichen Reiseaufwendungen, sofern keine Kreditkarte (Company und Corporate Card) für den Mitarbeiter besteht
  • Reisedurchführung
    • Durchführung der Reise
    • Allfällige Programmänderungen wegen des Projekts oder der Reisemittel
  • Reisekostenabrechnung
    • Erfassung der gesamten Reisekosten
      • die vor Beginn der Reise gebuchten Leistungen
        • Transportmittel
        • Hotelbuchungen mit Vorauszahlungen
      • alle Leistungen, die während der Reise angefallen sind
      • Leistungen mit Kreditkartenbezahlungen
        • Eine Datenerfassung im System bzw. eine manuelle Eingabe ist meist unnötig
        • Manuelle Erfassung nur der Barausgaben
      • Heute noch selten: Manueller Prozess der Reisekostenabrechnung (manuelle Eingabe der Reisebelege)
    • Prüfung und Genehmigung der Reisekostenabrechnung
      • durch den Vorgesetzten
    • Reisekostenzahlung an den Mitarbeiter
      • Ohne Kreditkarte
      • Kreditkarte
        • Die Kreditkartendaten fließen im Management–Informationssystem (MIS) zusammen
        • Daten geben dem Travel Management Aufschluss über die Zusammensetzung der Reisekosten,
          • auch im Hinblick auf Auswertung und Analyse zur Steuerung
    • Optimierungspotential
      • Weiterhin sind Optimierungsmöglichkeiten denkbar
      • Der digitale Transformationsprozess wird neue Tools und Skalierbarkeiten bringen
  • Auswertung / Controlling
    • Ziele
      • Steuerung und Kontrolle der
        • Geschäftsreiseprozesse
        • Reiserichtlinien
        • Beschaffung
    • Auswertung
      • Beizug der Daten aus dem MIS und Berichtswesen
      • Prüfung, ob alle Reiseprozesse korrekt abgewickelt wurden
        • Abgleich mit Vergangenheitswerten einer gleichen Reise
        • Abgleich mit Erfahrungswerten
        • Nutzung zu Vertragsverhandlungen mit den Leistungsträgern
      • Aufteilung der direkten Kosten auf die einzelnen Reiseleistungen
      • Optimierung von Zeit und Kosten
        • Transparenz für den gesamten Geschäftsreiseprozess
        • Stärkung der Position des Travel Managers bei Verhandlungen mit Leistungsträgern

Weiterführende Literatur

  • OTTO-RIEKE GERD, Modernes Geschäftsreise-Management 2013. Alabasta Verlag 2000, München 2012
  • BROCHHAUSEN EWALD / MELZ MARKUS /VORDENBÄUMEN HENDRIK / TURNER MARKUS, SAP Travel Management 2004. SAP PRESS, 2004
  • ESPICH GERALD, Business-travel-Management: kostenoptimierte und effektive Planung, Durchführung und Kontrolle von Geschäftsreisen. Expert, Renningen 2001
  • ENGELMANN GERD, Geschäftsreisen managen: Leitfaden für Unternehmen des Mittelstandes zur Überprüfung oder Aktualisierung bestehender Geschäftsreiseprozesse. Dt. Betriebswirte-Verlag, Gernsbach 2000
  • ZIMMERMANN ANDREA, Wirksame Reiserichtlinien: vom Genehmigungsverfahren bis zur Abrechnung. Alabasta Verlag 2000, München 2005

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