Meeting-Management

Das Meeting-Management ist eine Sonderform des Business Travel Management (BTM):

Definition

  • Meeting-Management   =   Organisation von Treffen und Sitzungen

Synonyme für Meeting oder ähnliche Begriffe

Grundlagen

  • OR 394 ff. (Auftragsrecht)
  • in der Regel keine Pauschalreisegesetz (PRG)-Anwendung,
    • wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht; nur eine Bündelung touristischer Hauptleistungen zu einem Package (Flug, Übernachtung und Verpflegung) ohne geschäftlichem Charakter der Veranstaltung
    • wenn es um einen Mitarbeiteranlass des Unternehmenskunden geht (Weihnachtsessen, Nachtessen nach Schulung, Firmenjubiläum etc.)
    • Pauschalreiserecht-Definition

Abgrenzungen

  • Meetings 
    • Organisation und Durchführung von Tagungen
    • Übernimmt die TMC nicht nur das Meetings-Management, sondern das gesamte Handling wie auch Teilnehmerorganisation, Teilnehmertransfer, Hotelzimmer-Verwaltung und Stornowesen, so können vorliegen:
    • Siehe Definition oben
  • Incentives
  • Conventions (auch: Congresses)
  • Events
    • Fest- und Grossanlässe
    • Vom Firmenkunden selbst bestimmter, geschlossener Teilnehmerkreis
    • Event-Management

Rechtsnatur

  • Allgemein
    • Vermittlung für den Unternehmenskunden (Auftrag)
    • Eigenleistungen (Werkvertrag)
  • Konsumentenschutz (PRG?)
    • Vertrag, der den Konsumentenschutznormen unterworfen ist
      • nur bei privatem Charakter der Veranstaltung

Ziele

  • Fremdorganisation eines Meetings, eines Banketts

Motive

  • Beizug eines Spezialisten, der dem Kunden die wesentlichen Aufgaben bei der Meeting-Realisation abnimmt

Ausschliessliches Meeting-Management

  • Gegenstand
    • Klassische, auf die Meeting-Organisation beschränkte Leistungen
  • Leistung
    • Vermittlung einzelner Leistungen

Meeting-Management als Teil Business Travel Managements (BTM)

  • Gegenstand
    • Organisation + Schaffung eines Programms an Reiseleistungen (= Reiseprodukt)
      • Kombination von Reiseleistungen und Dienstleistungen
  • Leistungsvarianten
    • Vermittlung einzelner Leistungen
      • Auswahlberatung bezüglich der günstigsten verfügbaren und gemäss Travel Policy des Klienten wählbaren
        • Flugverbindungen
        • Unterkunftsmöglichkeiten
      • ev. ergänzende Leistungen
        • Eintrittskartenbeschaffung
        • Restaurantreservation
        • Visa-Beschaffung
      • Gruppenbuchungen
        • In der Regel ab 10 gemeinsam reisenden Personen
        • Buchungen bei
          • Fluggesellschaften
          • Hotels
          • Restaurants
        • Preisgestaltungen
          • Kosteneinsparungen
    • BTM-Packages
      • Einheitliches Reiseprodukt
  • Zielpublikum
    • Firmenkunden
    • Ämter
    • etc.
  • Zweck
    • Kommerzieller Zweck
    • Individueller Zweck
  • Preisgestaltung
    • Gesamtpreis oder
    • Pauschalpreis pro Person
  • Gewährleistung / Haftung
    • Einstehen des TMC für sein Produkt und seine Leistungen in jeder Hinsicht

Hauptleistungen

  • Suchauftrag (meist kurzfristig)
    • Sitzungsräume
      • in geeigneter Form
      • mit üblicher Infrastruktur
        • gewünschte Zahl Sitzplätze und Tische
        • Rednerpult
        • Flipchart
        • Beamer
        • usw.
    • Getränke
    • Snacks oder Fingerfood
  • Optionale Vermittlung
    • Transferleistungen
    • Hotelzimmer-Buchungsmöglichkeit (Freihaltung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt)

Nebenleistungen

  • Je nach Bedarf und Angebot

Preis

  • Pauschale oder
  • Zeitaufwandhonorar oder
  • u.U. nach Teilnehmerzahl

Vertrag

  • Grundsatz
    • Vermittlungsvertrag mit dem Kunden (Auftrag)
  • Ausnahme
    • Innominatkontrakt (TMC als Leistungsträgerin bzw. Organisatorin von Eigenleistungen
  • Veranstaltungsvertrag

Rechte und Pflichten vs. Auftraggeber

  • Je nach Leistungsvorgabe
    • Vermittlung
      • Auftragsrecht
      • Siehe “Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben
    • Eigenleistungen
      • Werkvertragsrecht
      • Siehe „Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben

Rechte und Pflichten vs. Teilnehmer

  • Keine Anwendung des Pauschalreiserechts gegenüber den einzelnen Meeting-Teilnehmern, wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht

Gewährleistung und Haftung

  • Blosse Vermittlung
  • TMC-Eigenleistungen
    • Erfolgshaftung
      • analog Werkvertragsrecht, vor allem wenn die TMC dem Unternehmenskunden die Preisgestaltung der einzelnen Teilleistungen (Mietzins für Meeting-Saal, Übernachtungsaufwand beim Hotel usw.)
      • Voraussetzung | werk-vertrag.ch

Weiterführende Literatur

  • WIEDE ANDREAS, Reiserecht – Schweizer Handbuch zu den Verträgen über Reiseleistungen, Zürich / Basel / Genf 2014, 472 f. / Rz 1509
  • KREPPER PETER, Handbuch Tourismusrecht, 2. Auflage, Zürich / Basel / Genf 2014, 139
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