Event-Management

Das Event-Management ist eine Sonderform des Business Travel Management (BTM):

Definition

  • Event-Management   =   Organisation von Festanlässen bzw. Grossanlässen für Unternehmenskunden

Synonyme für Event oder ähnliche Begriffe

Grundlagen

  • OR 394 ff. (Auftragsrecht)
  • OR 353 ff. (werkvertragsrecht)
  • Keine Pauschalreisegesetz (PRG)-Anwendung,
    • da es sich um einen geschlossenen Firmenkunden-Anlass handelt

Abgrenzungen

  • Meetings 
    • Organisation und Durchführung von Tagungen
    • Übernimmt die TMC nicht nur das Meetings-Management, sondern das gesamte Handling wie auch Teilnehmerorganisation, Teilnehmertransfer, Hotelzimmer-Verwaltung und Stornowesen, so können vorliegen:
    • Siehe Definition oben
  • Incentives
  • Conventions (auch: Congresses)
  • Events
    • Fest- und Grossanlässe
    • Vom Firmenkunden selbst bestimmter, geschlossener Teilnehmerkreis
    • Siehe „Definition“ oben

Rechtsnatur

  • Vermittlung für den Unternehmenskunden (Auftrag)
  • Eigenleistungen (Werkvertrag)

Ziele

  • Fremdorganisation eines Events

Motive

  • Beizug eines Spezialisten, der dem Unternehmenskunden die Aufgaben bei der Event-Organisation abnimmt

Elemente

  • Leistungen
    • Allgemein
      • Keine klare Abgrenzung von den übrigen MICE-Dienstleistungen möglich
      • Erfordernis der Einzelfallbeurteilung
    • Möglichkeit des Vorhandenseins weiterer oder aller MICE-Bereiche
      • Kongressmanagement-Funktionen
        • Mass der Funktionen
          • je nach
            • Planung des Anlasses
            • Vorbereitungsarbeiten
            • Komplexität des Anlasses
            • Risiken des Anlasses
        • Teilnehmermanagement
          • TMC-Zuständigkeit?
          • mit dem Kunden geteiltes Teilnehmermanagement
        • Transfermanagement
          • Organisation der Anreise und Abreise für die einzelnen Teilnehmer
            • im Namen und Auftrag des Unternehmenskunden
      • Incentive Travel-Funktionen
        • Leistungsgegenstand
          • je nach den Unternehmenskunden-Bedürfnissen
        • Eintrittskarten zum Veranstaltungsbesuch
        • Übernachtung
        • Limousinenservice
        • Verpflegung (Mahlzeiten u/o Getränke)
  • Finanzierung und Bezahlung
    • Eigenfinanzierung durch den Geschäftskunden
    • Zahlung der Veranstaltungskosten durch den Firmenkunden

Ausschliessliches Event-Management

  • Gegenstand
    • Event für geschlossenen, vom Kunden bestimmten Teilnehmerkreis
  • Leistung
    • Erbringung der Organisations-Leistungen

Event-Management als Teil Business Travel Managements (BTM)

  • Gegenstand
    • Organisation eines Events im Namen des Firmenkunden, aber für die Öffentlichkeit, wie
      • Konzerte
      • Sportanlässe
      • Festanlässe
    • Weitere Reisedienstleistungen
      • Übernachtung
      • Beförderung
  • Stellung des BTM
    • TMC-Eventveranstalter als Reiseveranstalter
  • Konsumentenschutz?
    • Ausgangslage
      • Für jeden (Endverbraucher) offene Firmenevents gelten nicht mehr als Gegenstand des Geschäftsreisemanagements
        • Es liegt kein Vertrag unter Kaufleuten vor (B2B (Business-to-Business)), sondern ein solcher B2C (Business to Consumer)
        • Abgrenzung | konsumenten-schutz.ch
    • Anwendung des Pauschalreisegesetz (PRG)
      • Personenfokus
        • gegenüber den Teilnehmern / Reisenden
      • Grundlage
        • PRG 2 Abs. 1
      • Gewährleistung und Haftung
        • Angestellte des Firmenkunden
          • Praktisch geringes Risiko, wenn die Teilnehmer Mitarbeiter des Firmenkunden sind
        • Kunden der Firmenkunden (zB Bankkunden, Aerzte bei einem Pharmakunden, Behördenmitglieder und ihre Ehegatten etc.)
          • Exponierung des TMC (jedenfalls Vermeidung von Beanstandungen)
        • Reisemängel (Gewährleistung)
        • Haftung (Schadenersatz) | reiserecht.ch
      • Weitere Detailinformationen
        • Pauschalreiserecht-Definition
  • Leistungsvarianten
    • Vermittlung einzelner Leistungen
      • Auswahlberatung bezüglich der günstigsten verfügbaren und gemäss Travel Policy des Klienten wählbaren
        • Flugverbindungen
        • Unterkunftsmöglichkeiten
      • ev. ergänzende Leistungen
        • Eintrittskartenbeschaffung
        • Restaurantreservation
        • Visa-Beschaffung
      • Gruppenbuchungen
        • In der Regel ab 10 gemeinsam reisenden Personen
        • Buchungen bei
          • Fluggesellschaften
          • Hotels
          • Restaurants
        • Preisgestaltungen
          • Kosteneinsparungen
    • TMC-Packages
      • Vorgefertigte, vom Unternehmenskunden finanzierte Leistungspakete
        • zB Eintrittskarten zum Veranstaltungsbesuch + Übernachtung + Limousinenservice + Verpflegung
  • Zielpublikum
    • Firmenkunden
    • Ämter
    • etc.
  • Zweck
    • Siehe „Elemente“, oben
  • Preisgestaltung
    • Gesamtpreis oder
    • Pauschalpreis pro Person
  • Gewährleistung / Haftung
    • Einstehen des TMC für sein Produkt und seine Leistungen in jeder Hinsicht

Hauptleistungen

  • Suchauftrag (meist kurzfristig)
    • Eventräume
      • in geeigneter Form
      • mit üblicher Infrastruktur
    • ggf. Getränke und Verpflegung
  • Optionale Vermittlung
    • Transferleistungen
    • Hotelzimmer-Buchungsmöglichkeit (Freihaltung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt)

Nebenleistungen

  • Je nach Bedarf und Angebot

Preis

  • Pauschale oder
  • Zeitaufwandhonorar oder
  • u.U. nach Teilnehmerzahl

Vertrag

  • Grundsatz
    • Vermittlungsvertrag mit dem Kunden (Auftrag)
  • Ausnahme
    • Innominatkontrakt (TMC als Leistungsträgerin bzw. Organisatorin von Eigenleistungen
  • Veranstaltungsvertrag

Rechte und Pflichten vs. Auftraggeber

  • Je nach Leistungsvorgabe
    • Vermittlung
      • Auftragsrecht
      • Siehe “Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben
    • Eigenleistungen
      • Werkvertragsrecht
      • Siehe „Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben

Rechte und Pflichten vs. Teilnehmer

  • Grundsatz
    • Keine Anwendung des Pauschalreisegesetzes (PRG) gegenüber den einzelnen Event-Teilnehmern, wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht
  • Ausnahme
    • PRG-Anwendung
      • bei touristischer Leistungsbündelung durch den TMC oder
      • bei Eventveranstaltung für offenen Teilnehmerkreis (B2C (Business to Consumer))
    • Abgrenzungen | konsumenten-schutz.ch

Gewährleistung und Haftung

  • Blosse Vermittlung
  • TMC-Eigenleistungen
    • Erfolgshaftung
      • analog Werkvertragsrecht, vor allem wenn die TMC dem Unternehmenskunden die Preisgestaltung der einzelnen Teilleistungen (Mietzins für Event-Saal, Übernachtungsaufwand beim Hotel usw.)
      • Voraussetzungen | werk-vertrag.ch

Weiterführende Literatur

  • WIEDE ANDREAS, Reiserecht – Schweizer Handbuch zu den Verträgen über Reiseleistungen, Zürich / Basel / Genf 2014, 477 f. / Rz 1524 ff.
  • KREPPER PETER, Handbuch Tourismusrecht, 2. Auflage, Zürich / Basel / Genf 2014, 139
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