Checkliste: „Der Weg zum erfolgreichen MICE-Anlass“

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Der Weg zum erfolgreichen MICE-Anlass

Eine Veranstaltung ist immer nur so gut wie ihre Vorbereitung und Planung.

Bei der Organisation von Anlässen sollte folgendes beachtet werden:

  • Erstellung Grobkonzept
    • Zielgruppe?
    • Art des Events?
    • Programmrahmen
    • Teilnehmerzahl?
    • Speakers?
    • Moderator?
  • Augenschein beim Location-Anbieter
    • Rekognoszierung der Locations in der engeren Auswahl
    • Check der für das Zielpublikum wesentlichen Faktoren
    • Beurteilung Verhalten des Betreiberpersonals
    • Besichtigung der Räume, insbesondere der Veranstaltungsräume und der Service-Möglichkeiten bzw. -angebote
  • Location-Erreichbarkeit
    • Prüfung der Erreichbarkeit der Location
      • via Öffentlichen Verkehr (öV)
      • per Personenwagen / Parkierungsmöglichkeiten
      • für Logistiker (Lieferung von Messebau- und Event-Einrichtungen, Veranstaltungsmaterial uam)
    • Weitere Aspekte, die für die Teilnahmebereitschaft des Zielpublikums wesentlich sind
  • Offert-Einholung bei Location-Anbietern
    • Kontaktnahme m/Location-Betreiber
    • Festlegung
      • Platzbedarf / Raumauswahl
      • Zeitpunkt
      • Weiteres
    • Aufforderung zur Offertstellung (schriftliches Angebot verlangen)
    • Konditionen-Verhandlungen
  • Budgetierung
    • Grobbudget
      • Autorisation durch zuständige Stelle(n)
    • Detailbudget
      • Festlegung Budgetrahmen
      • Bestimmung der Kostenpositionen und ihrer Limiten
      • Unvorhergesehenes
      • usw.
  • Eventplanung
    • Projektteam
      • ev. Beizug einer Eventagentur (bei Fachdefizit oder ungenügenden Ressourcen)
    • Datum
    • Anbieter
    • Seminartitel
    • Thematas
    • Programmstruktur / Parallelreferate / Workshops
    • Podiums(schluss)gespräch
    • Moderator
    • Speakers
    • Marketing / Werbung
    • Sponsoren
    • Begleitpersonal
    • Reservationstechnologie
    • ggf. Buchungs- und Zahlungsorganisation
    • etc.
  • Frühzeitiges Safe the Date bei Location-Anbietern
    • Reservation
      • Raum
      • Datum
      • Konditionen
    • Gegenbestätigung von auserwähltem Location-Anbieter verlangen
  • Zeitplan
    • Projektmeetings
    • Deadlines
    • Einladungsversand
    • Veranstaltungsmarketing
  • Catering-Konzept
    • Mit Anlass verträgliche Bewirtungsart / Zeitpunkt / am Anfang, am Ende und / oder Zwischenverpflegung etc.
    • Budget
  • Sicherheitskonzept
    • Erkundigung nach dem Sicherheitskonzept beim Location-Anbieter
    • Ggf. eigenes Sicherheitskonzept, ev. unter Zuzug eines spezialisierten Dienstleisters
  • Nochmals: Location-Buchungsbestätigung
    • Nicht vergessen: vom Location-Anbieter gegenbestätigte Terminbuchung (vor Versand der Veranstaltungseinladungen
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